Tips Agar Presentasi Selalu Diingat Audiens

Manusia gampang lupa. Setiap hari kita menjalani berbagai aktivitas yang membuat lupa apa yang pernah kita dengar. Hal yang sama berlaku ketika Anda memberikan presentasi. Audiens akan segera lupa atas materi yang Anda sampaikan. Lantas bagaimana caranya agar presentasi Anda selalu diingat oleh audiens?

Dalam tulisan sebelumnya kita telah belajar bagaimana merancang alur presentasi danmempersiapkan kalimat pembuka. Berikut saya akan menjelaskan tips sederhana agar presentasi Anda mudah diingat dan selalu dikenang oleh audiens.

Perhatian Manusia Terbatas

Rentang perhatian seseorang (span of attention) ketika mendengarkan sangat terbatas. Kita tidak bisa mengingat seluruh informasi yang kita dengarkan. Apalagi mendengarkan tidak bisa diulang kembali. Hal ini berbeda dengan informasi tertulis. Jika ada yang terlewat, dengan mudah kita dapat mengulang kembali halaman sebelumnya. Tapi ketika mendengarkan presentasi, apa yang sudah disampaikan telah berlalu. Kalaupun ada yang kurang jelas baru bisa ditanyakan pada sesi tanya jawab. Apa yang lewat tidak bisa diulang kembali. Walaupun demikian ada satu pengecualian yakni jika sang presenter mengulangnya untuk audiens.

Jika kita amati, perhatian manusia cenderung terfokus pada bagian awal dan bagian akhir dari suatu pembicaraan. Ini berlaku hampir di segala hal mulai dari mendengarkan ceramah, mendengarkan presentasi, belajar di kelas, menonton film atau kegiatan apa saja.

Itu sebabnya Anda akan mudah menceritakan bagian awal dan akhir suatu film tapi kesulitan menjelaskan bagian tengahnya. Anda masih bisa mengingat detail momen yang terjadi di awal dan di akhir, tapi Anda akan kesulitan untuk menceritakan detail yang sama yang terjadi di tengah jalan cerita. Hal yang sama berlaku ketika Anda mendengarkan sebuah presentasi. Bagian awal dan akhir biasanya masih bisa diingat dengan baik sedangkan bagian tengahnya banyak terlupa.

Jika Anda mengalami hal seperti itu, maka audiens Anda pun merasakan hal yang serupa. Oleh karena itu, melakukan pengulangan adalah cara agar audiens mudah mengingat apa yang Anda sampaikan. Hal ini akan membuat presentasi Anda berdampak kuat (impactfull) karena diingat dengan baik, dari awal sampai akhir.

Prinsip Pengulangan

Dalam dunia komunikasi, dikenal prinsip pengulangan yang sangat sederhana terdiri dari 3 langkah:

1. Tell them what you are going to tell
2. Tell them
3. Tell them what you have told them.

Langkah Pertama: Tell them what you are going to tell

Ceritakan apa yang akan Anda jelaskan pada slide berikutnya

Ketika Anda memberikan presentasi, jangan lupa memberikan pendahuluan atau garis besar apa yang akan Anda sampaikan pada slide berikutnya. Dengan demikian, sebenarnya Anda mempersiapkan audiens agar menyimak dengan baik. Tidak hanya itu, audiens juga sudah siap dengan penjelasan yang akan mereka dengarkan sehingga bisa fokus pada detail tertentu dari informasi yang akan disampaikan.

Misalkan dalam contoh presentasi berikut tentang Social Networking Site. Ketika hendak masuk ke slide berikutnya yang menjelaskan pertumbuhan situs sosial, Anda bisa menyampaikan hal berikut:

“Pada slide berikutnya, kita akan melihat bagaimana pesatnya pertumbuhan situs social network dalam 3 tahun terakhir. Anda akan melihat bagaimana pemain-pemain baru di industri ini datang silih berganti dan mengambil alih kepemimpinan pasar.”

Perhatikan kalimat di atas. Kedua kalimat tersebut mengantarkan audiens agar secara mental siap dengan apa yang akan segera dijelaskan. Jika tadinya perhatian mereka tertuju ke tempat lain, maka sekarang mereka sudah siap dengan slide yang akan ditampilkan.

Langkah Kedua: Tell them

Jelaskan inti dari slide tersebut

Setelah memberi pengantar sebelum slide ditampilkan, sekarang Anda menampilkan slide yang dimaksud. Selanjutnya Anda dapat melanjutkan presentasi dengan penjelasan berikut:

“Jika kita perhatikan slide ini, terlihat ada 5 situs social network besar yang saling berebut pengaruh. Di tahun 2005 Friendster menguasai pasar sedangkan My Space berada di posisi 2. Pada tahun 2006 My Space mengambil alih dan menguasai pasar sedangkan Facebook baru mulai muncul. Sekarang di tahun 2009 Facebook adalah situs sosial terbesar di dunia dengan user lebih dari ratusan juta orang.

Perhatikan bagaimana cepatnya perubahan kepemimpinan terjadi dalam industri ini. Kita juga bisa melihat bagaimana inovasi yang diciptakan pemain baru bisa menggeser pemain lama yang sudah mapan sekalipun.”

Langkah ketiga: Tell Them What You’ve told them

Beri ringkasan dari poin-poin yang baru saja Anda sampaikan

Setelah menjelaskan poin-poin dari slide tersebut, tibalah saatnya untuk memberikan ringkasan. Anda dapat menutup slide tersebut dengan menyampaikan hal berikut:

“Demikianlah perkembangan situs social network dari waktu ke waktu dan bagaimana mereka saling bersaing serta merebut pasar.”

Dengan adanya kesimpulan akan semakin menguatkan pemahaman audiens terhadap apa yang baru saja Anda jelaskan.

Bagaimana Prinsip Pengulangan Bekerja

Perhatikan prinsip pengulangan tadi:

• Bagian awal memberi pengantar dan menciptakan ekspektasi audiens apa yang akan segera mereka dengarkan.
• Bagian kedua menjelaskan inti dari hal yang ingin dibicarakan dan
• Bagian terakhir menyimpulkan apa yang telah dijelaskan

Dengan cara pengulangan seperti ini, audiens akan lebih mudah menguasai informasi yang Anda sajikan. Presentasi Anda menjadi powerful karena dapat diingat dan dipahami dengan baik oleh audiens.

Mungkin Anda bertanya, bagaimana jika cukup banyak slide yang harus ditampilkan, apakah setiap slide harus dijelaskan dengan cara demikian?

Jawabnya adalah jika memungkinkan dan cukup waktu “ya”. Pengantar dan pentutup tidak membutuhkan waktu lama. Satu kalimat cukup. Kecuali jika Anda akan menampilan slide yang sangat sederhana maka proses memberi pengantar dan penutup bisa ditiadakan.

Jika hal tersebut Anda lakukan untuk setiap slide, maka sebenarnya untuk keseluruhan isi presentasi Anda harus melakukan hal yang sama. Dengan demikian presentasi Anda akan memiliki alur sederhana sebagai berikut:

• Pengantar: Apa yang akan Anda bahas dalam presentasi dan apa saja hal-hal utama yang akan Anda jelaskan.
• Isi: Seluruh penjelasan dan penjabaran dari presentasi Anda.
• Penutup: Kesimpulan apa yang telah Anda sampaikan dan rangkuman hal penting yang perlu dikuasai oleh audiens.

Demikianlah prinsip pengulangan dalam presentasi agar membuat apa-apa yang Anda sampaikan lebih mudah diingat, dipahami, dan dilaksanakan oleh audiens. Akhirnya, presentasi Anda menjadi impactful karena tepat ke sasaran.

Ikon ini merupakan link ke situs bookmark sosial dimana pembaca dapat berbagi dan menemukan halaman web baru.